メールのやり取りだけで一日が終わってしまう…

今回はメールの話です。

• あなたは１日何回メール確認をしますか？
• メールが届いたらすぐに開きますか？
• すぐに返信をしますか？

もしかしたら、その行為はあなたの生産性を大きく下げているかもしれません。

作業中断の代償は大きい

メールの反応が早いのは送信した側からすると非常にありがたいのですが、あなたが受信する側の場合、メールを見る頻度は極力減らすことをオススメします。

その理由は、メールを受け取った時にやっていたことが中断されてしまい、返信後に再開をしても一度途切れた集中力を取り戻すのには、多少なり時間が掛かります。また、その時に考えていたことを思い出す時間も必要になり、あなたの生産性を下げているかもしれません。

特に僕の場合、かなり注意散漫なところがあって、メールによる中断だけではなく、例えばこういう文章を書いている途中で別のことを思いついて、ついそこで調べ始めてしまって、しばらく経ってから「あれ？なぜ僕はここに？」みたいなことが良くあります。

こういったタイムスリップを回避するための方法を、今回は中断の代表格「メール」を例にとってお伝えしていきたいと思います。

ルールを導入してみる

メールの中断災害から逃れるために、ここでオススメしたいのが『簡単なルールを導入する』こと。他人をコントロールすることは難しいので、自分のできるところからルールを決めてみましょう。

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【ルール１】メールを開く頻度を決める

『メールを見る頻度』を決めてください。

頻度はあなたの仕事や立場によっても変わると思うので、自由に調整してください。ちなみに僕は３０分に１回です。

だいたい、他の１つの作業が終えられそうな時間は取っておきたいですね。一方で、長時間メールを見ないことが許されないお仕事もあるかと思いますので、『１つの作業に必要な時間』と『メールを放置しておける時間』のあんばいを見て決めてみてください。

僕のいまの仕事は社内外とのコミュニケーションが主な仕事なので、３０分に１回程度の頻度にしていますが、本当は数時間に１回でもいいくらいと思っています。経験的に「世の中そこまで緊急なことは意外と少ない」と思っているからです。

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【ルール２】一度開いたメールはその場ですぐ返信

【ルール１】でメールを見る頻度に制限を掛けました。

次に、メールを見ると決めた時間帯では『開いたメールは必ずその場で返信しなくてはいけない』ルールを導入してみましょう。

非常にシンプルです。僕の場合、３０分に１回メールを開いて、そこにある未読で返信必要なものはすべてその場で処理する。

そして、元の作業に戻るか、次の作業へ移ります。

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【ルール３】メールのやり取りや文量を減らす

メールはどうしても相手があることなので、やり取りの数を減らすことは難しいのは事実です。相手をコントロールするのは難しいので、ここはあなたが折れてください（笑）

ただ、あなたが送信者側としてできることがあります。それは『メールの書き方を工夫する』ということです。そのアイデアをご紹介していきます。

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相手からの返信が「Yes」か「No」になるようにする

これは心理誘導とか、強制的にそう言わせるとか、そういう類のものではなく『自分が思う答えを先に示して判断してもらう』ということです。

例えば、「自分はこの件について、□□という理由で○○とした方がいいと思います（しようと思っています）。いかが思いますか？」みたいな感じです。

そうすると、相手から「Yes」「No」で回答がもらえます。

また、「Yes」でも「No」でも新しい条件を相手から持ち出される場合もあります。この場合は、自分の考えで抜けていた部分を補うことができるので、意味のあるやり取りにすることができます。

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返信メールからムダなやり取りを生まない

メールのやり取りしている相手から何か依頼や指示、アドバイスを頂いた場合によく見かけるやり取りがこういう感じのやり取りです。

これは一見、相手に内容を確認していて良いやり取りのように見えますが、話が終わってからのやり取りが多い悪い例です。また、こういうやり取りにムダがあることを意識できている人が本当に少ないと感じます。

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では、どのように回答するべきなのか？

これだけでいいんです。自分の理解はきちんと相手に伝えています。もし間違っていれば、相手がツッコんでくるでしょう。

この内容にせめて「もし理解に間違えがあればご指摘ください」と付け加えたくなるかもしれませんが、僕は敢えてしません。そうすると上の悪い例と同じやり取りが生まれるからです。

また、本当にクリティカルな内容に関しては、重ねて電話や相手からも合意を得た証拠を残しておくことも大切なのですが、それはすべてに対してはまんべんなくやる必要はないはずです。

このように、ちょっとした工夫でメールの量を自らコントロールすることができます。

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【ルール４】図に書いて添付して送る

これも意外とやらない人が多いのですが、相手に伝えるのが苦手であったり、外国語で思うように伝えられない場合、『絵を描いて送りつける』という方法は非常に効果的です。

僕はいまでもこれは非常によく使います。日本語でも英語でも言葉で伝えることが難しい場合は、絵を見せるのが手っ取り早いです。

かとって特別なツールを使う必要はなく、パワポで十分です。しかもキレイに仕上げなくて大丈夫です。目的は『こちらの意図を正しく伝える』ことなので。

また、pdf化せずにパワポで送ることで、もし間違っていたり、相手が議論を続けたい場合は、先方が編集して送り返してもらうこともできます。

まとめ

今回は『メールにあなたの生産性を下げさせない工夫』ということで、いくつか僕が実践しているルールをご紹介しました。

こういう小さなところを意識的にコツコツ潰していけると、また一つ小さな時間を確保できるようになっていくと思います。

まだ試したことがない方は、ぜひ試してみてはいかがでしょうか？